Gmailよさようなら、最強のクラウドメーラー「メールワイズ」で業務効率アップ!月額課金でも払う価値ありっ!

みなさんは仕事上でメーラーは何を使ってますか???
私はサイボウズ社のメールワイズを個人で契約して1年以上バリバリ活用しています。もうこのメールワイズの使い勝手の良さを知ったら無料のメーラーに戻ろうなんて考えは起きないくらいデキるメーラーなんです。

ということで、今回はこのメールワイズについてちょっと紹介しちゃいます。(企業での利用と言うより個人利用の観点からのレビューです)

そもそもメールワイズってなに?

簡単に言うと、複数人でメールを共有して一元管理がデキちゃうクラウドタイプのメーラー。(パッケージ版というのもありますが、これはちょっと高額なのでおすすめはクラウドタイプ)

例えば、お客様から問合せのメールがある場合、「いつ・誰が・どういう内容で・対応したか」というのが管理できて、対応できていない問合せメールがあるのか?といったことも簡単に把握できるスグレモノなんです。

もともとサイボウズ社は「業務効率化」「チームワーク」「情報共有」という企業の課題を解決するためのツールを開発している会社なので、このメールワイズもそのコンセプトに基づいて開発されたメーラーです。

私のメールワイズの使い方はちょっと違う

私の場合、情報共有と言うよりもいかに自分の作業効率を高めるかっていうことでこのメールワイズを契約しました。そもそもフリーランサーの私にとって情報共有は特に必要ないんです。

が、複数の企業の仕事を請け負っているとメール管理が大変なんですよね。しかも、デスクトップPC・ノートPC・スマホ・iPadなど多くのデバイスでメールの送受信(管理)をしようとすると一般的なThunderBirdやOutlookなどの無料メーラーでは限界が来てしまいます。現に私がその一人でした。

例えば、出張先でノートPCからメールを送信するとその送信メールの履歴はノートPCにしかないわけですよね。しかも、ノートPC側の受信メールをそれぞれフォルダに振り分けたとしても、デスクトップPC側のメーラーでは受信ボックスに大量に残っている状態になっていて、デスクトップ側のメーラーも同じく整理しないといけない状態になります。

じゃぁ、クラウドのGmailでよくね?無料だし。

当然ながらこれは考えます。Gmailでもありっちゃぁありなんですが、実際に使っていくとGmailでは使い勝手が悪すぎということに気づきます。例えば、メールの返信は、メール本文の一番下にあるということ。

仮にこのメールが、過去何度も何度もやりとりをしてきたメールだとすると、返信メールをタイプするまでに相当な時間がかかります。

一応、メール本文の上部には「返信」ボタンはあるものの、これは単純にメール本文下部の返信枠にリンクしているだけ。だから、返信メールをタイプしている際に、直前のメール内容を確認しようとすると一番上までスクロールしなければならないという面倒な作業が発生します。

その他に、GmailはGoogleが開発していると言うこともあって「検索機能」はめちゃくちゃスゴいのですが、その分、「整理整頓」という概念がGmailには無いのです。

(こう見えても綺麗好きな)私の場合、受信ボックスに届いたメールを一つづつ処理し、対応が終わったら顧客別の完了フォルダに移動して、受信ボックスが空になったらメール処理は完了とするのですが、Gmailでこれをやろうとすると結構面倒な作業が発生します。しかも、過去のメールを検索して複数のメール一覧が表示された場合、自分がどのメールを開いたのかというのが分からなくなっちゃうんです。。。

もちろん、GmailにはGmailの良さもあるし、全部がダメダメってわけじゃないです。(私が使い方を知らないだけなのかも)

メールワイズは私の理想的な使い方がデキるメーラー

この画面は私のメールワイズを開いた画面ですが、まず、メールワイズを開くと「処理メール」(いわゆる受信ボックス)内のメールが開かれます。ここに表示されているメールが未処理のメールなわけです。これらのメールに返信をすると、「処理済み」となって他のフォルダへと自動的に移動し、未処理フォルダから消えます。(「処理中」にすることも可能)

しかも、メールに対してコメントを残すことが可能なので、メール相手とのやりとりで重要ポイントなどがあれば備忘録として保存しておくことができます。しかも、「履歴」ボタンをクリックすれば過去のやりとりが何件あってどういった内容だったかも簡単に確認が可能なんです。

これは、個人で使っている場合はあまり意味がありませんが、社内のチームで利用している場合、同じメールに対して複数人が対応できないように排他処理することが出来るようになっています。誰かがメール対応をしているときは「処理中」と表示され、誰が対応しているのかがわかるようになっています。

その他、「テンプレート機能」を利用すれば同じような問合せメールに対して簡単に返信メールが送信できるし、「集計レポート」では自分の設定した項目でどれだけのメール対応をしたかという集計データを確認することも可能だし、顧客リストに対してメルマガ配信をする「一斉配信」機能なんかもめちゃくちゃ便利です。

メールワイズにはスマホ用アプリ(無料)も提供されているので、どのデバイスからでも同じ環境、同じ処理状況のメールを確認することが実現できます。

メールワイズの良さを挙げると切りが無いのでこの辺にしておきますが、とにかくこのメールワイズを活用するようになってからは、お客様への対応漏れがなくなったし、レスポンスも早くなりました。しかも、従来のメーラーを使うよりも無駄な時間が相当減った感じがします

メールワイズはどんな人に向いているのか?

    1. 一日のメール処理がとにかく多い人。(メルマガばっかり受信する人には向いていません)
    2. 複数のデバイスでメールを送受信する人。
    3. Gmailの使い勝手に不便さを感じている人。
    4. メーラーの整理整頓が好きな人。
    5. 複数のメールアドレスを一元管理したい人。
    6. 常に生産性を高めたいと考える意識高い系の人。

このメールワイズは基本的に部署内で導入するようなツールですが、個人で「なんとか今のメール処理に対する時間短縮に繋げたいっ!」っていう人はこのメールワイズを検討すると良いでしょう。

料金は個人でも契約できる程度の低価格設定

メールワイズの利用料金は月額課金制で1ユーザ500円ではあるのですが、最低契約ユーザ数は2ユーザからなので、月額1,000円というとてつもなく良心的な価格設定になっています。仮に1ヶ月間で20日間稼働したとして、50円/日でこのメールワイズが使えるわけですからね。1日50円でメール処理の作業効率を飛躍的に向上できるのであればめちゃくちゃ安いですよね。

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