リモートワークがメインの私の会社にとって電話対応をどうするかというのは常に課題でした。電話は、こちらがどこにいようが、どんなに忙しかろうがお構いなしにかかってきますからね。
仲の良い取引先であれば、個人携帯でのやりとりがメインになって、ある程度融通が利きますが、そうで無い場合は、誰かが仕事を中断して電話対応をしなければならないのがツラいところ。
大きい会社であれば、総合受付に専任者がいますが、うちのようにちっちゃい会社にはそんな人を雇うことなんてできるわけがない。。。
電話対応はリモートワーク企業や一人会社にとって重要課題
リモートワークになると、代表電話を携帯に転送して誰かが対応しないといけない。
仮に出れなかった場合、「誰からの電話だろう？」「仕事の依頼だったんじゃ・・・」なんてことになるので、業務時間内は必ず電話にでられる体制にしなければならないというのが課題です。特にスタートアップ企業や零細企業にとってはとても重要な課題かと思います。
電話代行業者で課題解決！
そこで、考えたのが「電話代行業者」。
電話代行業者をググると、かなりの数の業者さんがヒットします。それだけ、ニーズがあるんでしょうね。
1ヶ月数千円レベルの業者さんもあれば、1万円以上もする業者さんもあり、選定には結構時間がかかりましたが、あとで楽ができると思えばそんなのは苦労では無いって感じです。
シンプル且つ使いやすい「fondesk（フォンデスク）」
最終的に決定したのは、株式会社うるる社が運営する「fondesk」です。
価格体系がわかりやすく、導入のしやすさがピカイチでした。Webサイトのデザインがおしゃれだったというのも決め手の一つでした。
fondeskの価格（税別）
| 電話対応件数が1〜50件まで | 51件以上の場合 |
|---|---|
| 10,000円/月 | 1件あたり200円プラス |
数千円レベルの業者さんと比較すると月額1万円はちょっと高めな感じはしますが、14日間の無料体験をしてみると、これで1万だったら満足というレベルです。
5分もあれば電話代行がスタートできる
fondeskの「無料で試してみる」からアカウントを作成して申込をすれば、管理画面にログインができるようになります。
※ クレジットカードの登録は不要なので、無料期間が終了する際にクレジットカードを登録すればOKというのもイイ！
設定画面に入ると、050番号が発番されているので、その050番号へ転送設定をすれば基本的には電話代行がスタートします。
テスト的に会社に電話をしてみたところ、女性の方が「はい、○○株式会社です」とちゃんと対応してくれました。このスピード感はハンパ無かったです。
細かい設定はすべてWebで完結
fondeskの導入は、すべてがWebだけで完結するようになっているので対面式による説明とかが発生しないので「超」がつくほど簡単。
メール以外にもチャットツールで通知が可能
メールアドレスへの通知だけではなく、Slack、Teams、LINE、Chatworkなど主要なチャットツールに対応しており、多くの方法でfondeskからの通知を受けることが可能です。
ちなみにテストコールした直後には、わずか数十秒以内に上記で設定したツールとメールに「転送設定ができているかのテストコールでした」とfondeskから通知が届きました。
しかも「通知の振り分け」設定をしておけば、適切な担当者だけに通知をすることが可能です。ただし、そうすると社内での情報共有が希薄化するため、私の会社では全員が通知を受け取れるようにしています。
営業時間外のアナウンスもテキスト入力で自動音声化
営業時間外のアナウンスはデフォルトで用意された音声を流すことも可能ですが、独自の文章を流すことが可能です。
「新しいカスタム音声を作成」からテキスト入力をして女性音声か男性音声を選択すれば、自動的に音声化してくれます。（mp3データをアップロードすることも可）
ただし、女性音声の場合はちょっと違和感のある発音のため、男性音声の方がキレイに聴き取れます。
応答カード登録で会社独自の用語なども認識してくれる
また、会社独自の用語、たとえば製品名やサービス名、本社、支店名、同姓の名前が社内に複数いる場合など「応答カード」を登録しておけば、電話対応時に間違いが無く対応をしてくれます。（応答カードを登録できるのは3つまでという上限はあります）
電話対応履歴は管理画面でも確認ができる
fondesk側が電話対応した後は、即座にメールやチャットツールで通知もしてくれますが、管理画面でも一覧表示され、社内の担当者が対応したかどうかの確認ができるので便利。（対応済みにするのは手動）
fondeskを導入した結果どうなったか？
fondeskを導入した後はめちゃくちゃ仕事に集中できるようになりました。
特に、仕事上の資料請求などをするときは躊躇無く申込ができるようになったのは大きなポイントです。
今までは申込フォームの電話番号欄には携帯電話番号を入力していたので、後日、営業から何度も電話攻撃があったりしましたが、今では会社の電話番号を入力して資料請求などをすれば、営業から電話があってもfondesk側が対応してくれるので、フィルターをかけることができるようになったのはとても大きなメリットですね。
